Conecta tu Zoho CRM
Autoriza Calligence una vez en Zoho y olvídate: cada lead que tu regla de workflow envíe recibirá la llamada de tu agente de Calligence, y el resultado volverá solo al lead — nota, etiqueta y, si se acuerda, la cita en el calendario del comercial.
Qué hace esta integración
Tu regla de workflow se dispara (por ejemplo, al crear un lead con origen Web) y envía el lead a Calligence mediante un webhook.
El lead entra en tu campaña y el agente de IA le llama dentro de su ventana horaria, con los reintentos de la cadencia de la campaña.
Tras cada llamada, el lead recibe una nota con el resumen; al cerrarse, una etiqueta con el resultado; y si se acordó una cita, una reunión en el calendario de su propietario.
- Una nota en el lead que empieza por
Calligence — resumen de la llamada:. - Al llegar a un estado final, una etiqueta:
Calligence: Éxito,Calligence: No interesado,Calligence: InválidooCalligence: Pendiente. Las etiquetas se añaden — nunca se borran las tuyas. - Opcionalmente, una reunión (Meetings) sobre el lead cuando la llamada acuerda una cita — ver Citas en el calendario.
Calligence nunca crea leads en tu CRM ni duplica los existentes — solo escribe sobre el lead que tú enviaste.
Antes de empezar: qué hace falta y quién lo aporta
Esta guía está escrita para la persona que administra vuestro Zoho CRM, aunque no use Calligence. Dos cosas te las da Calligence (el enlace de conexión y la URL de cada campaña); el resto depende de tu equipo. Ten esto a mano antes del paso 1:
| Qué | Quién lo aporta | Para qué |
|---|---|---|
| Un usuario administrador de Zoho CRM (perfil Administrador) | Tu equipo | Autorizar Calligence (paso 1) y crear el webhook y la regla de workflow (paso 3). Calligence actúa en Zoho en nombre de quien autoriza: las notas y etiquetas aparecerán creadas por ese usuario. Si preferís que no sea una persona, usad un usuario de integración dedicado. |
| Edición Professional, Enterprise o Ultimate de Zoho CRM | Tu equipo | Son las que incluyen webhooks en las reglas de workflow. Con Standard no hay paso 3. Si tenéis Sandbox, la primera prueba la hacemos ahí. |
| El enlace de conexión a Zoho (o un usuario de Calligence con rol administrador de vuestra organización) | Calligence | Paso 1. El enlace vale 24 horas, se usa una sola vez y quien lo abre conecta su cuenta de Zoho a vuestra organización de Calligence: trátalo como una contraseña. |
| La URL de webhook de cada campaña | Calligence | Paso 3. Una URL por campaña: es lo que decide qué agente llama y con qué cadencia. También es una contraseña. |
| El criterio que marca un lead como "para llamar" y a qué campaña va | Tu equipo | Es la condición de la regla de workflow (por ejemplo, Origen del lead = Web y Curso = Oposiciones → campaña Oposiciones). Una regla por campaña. |
| El teléfono en el lead, en Móvil o Teléfono, y el consentimiento del lead para recibir la llamada | Tu equipo | Sin teléfono el lead se descarta. Preferiblemente con prefijo internacional (+34…); sin prefijo se asume España. Ver qué campos usa Calligence. |
| El nombre del producto (curso, tratamiento o producto) y, si lo hay, su código, en un campo del lead | Tu equipo | Opcional, pero muy importante. Es lo que decide a qué campaña va cada lead y de qué habla el agente: sin él, el lead puede entrar en la campaña equivocada o recibir una llamada genérica. Dinos en qué campo del lead está (estándar o personalizado) y su nombre de API. Ver el producto del lead. |
| Opcional: si queréis citas en el calendario, a quién se asignan | Tu equipo | Al propietario de cada lead (lo habitual) o a un usuario fijo de Zoho. Ver Citas en el calendario. |
Campos del lead que usa Calligence
El webhook solo envía el Lead Id; todo lo demás lo lee Calligence directamente del lead en Zoho, en el momento de recibirlo. Estos son los campos estándar del módulo Leads que intervienen (entre paréntesis, su nombre de API):
Lo que Calligence lee
| Campo en Zoho | Para qué lo usa | Si está vacío |
|---|---|---|
Lead Id (id) |
Identificar el lead. Es lo único que viaja en el webhook y lo que vincula la nota, la etiqueta y la cita con el lead correcto. | El envío se rechaza. Revisa el cuerpo del webhook (paso 3). |
Móvil (Mobile) y, si está vacío, Teléfono (Phone) |
El número al que se llama. Se usa el primero que no esté vacío, en ese orden. Formato recomendado +34600111222; sin prefijo se asume España. Si en tu CRM el móvil vive en Teléfono y el fijo en Móvil, dínoslo y cambiamos el orden. |
Sin ninguno de los dos, el lead se descarta y no se llama. |
Nombre completo (Full_Name; si no, First_Name + Last_Name) |
El nombre con el que el agente saluda y el que verás en la ficha del lead en Calligence. | El lead entra sin nombre y se le llama igual, pero el agente no podrá dirigirse a él por su nombre. |
País (Country) y Ciudad (City) |
Informativos: se guardan en la ficha del cliente en Calligence. | Nada. Aparecen vacíos en Calligence, es normal. |
Propietario del lead (Owner) |
Solo si activas las citas con lead_owner: la reunión se crea en el calendario de esa persona. |
La reunión se crea sin propietario asignado. |
El producto del lead: opcional, pero muy importante
El nombre del producto por el que se interesó el lead — el curso, el tratamiento o el producto — y, si existe, su código, son los dos datos que más pesan en la calidad de la llamada: el agente saluda por el nombre, pero informa, cualifica o vende sobre ese producto. Un lead sin producto entra igual y recibe la llamada, pero puede acabar en la campaña equivocada o en una conversación genérica.
- Hoy el producto lo fija la campaña: cada campaña de Calligence corresponde a un producto y lleva su nombre configurado. Por eso la condición de la regla de workflow debe incluir el producto (por ejemplo, Curso = Oposiciones) y enviar cada lead a la URL de su campaña (paso 3). Calligence no lee el producto del propio lead.
- Mantén el campo relleno de todos modos, con un valor estable — un nombre fijo o, mejor, un código: es lo que hace fiable la condición de la regla y lo que permitiría leerlo directamente del lead más adelante. Dinos en qué campo está y su nombre de API.
Si un mismo lead puede interesarse por varios productos a la vez, cuéntanoslo: la regla y la campaña se diseñan distinto.
Lo que Calligence escribe
| Dónde | Qué | Cuándo |
|---|---|---|
| Notas del lead | Una nota titulada Calligence cuyo texto empieza por Calligence — resumen de la llamada:. |
Tras cada llamada. |
| Etiquetas del lead | Una de cuatro: Calligence: Éxito, Calligence: No interesado, Calligence: Inválido o Calligence: Pendiente. Se añade; nunca se borran las vuestras. Zoho admite un máximo de 10 etiquetas por registro. |
Al llegar el lead a un estado final en Calligence. |
| Un campo personalizado (opcional) | Si lo pedís, el resultado se escribe además en un campo del lead que elijáis. Necesitamos su nombre de API (Zoho: Configuración → Espacio para desarrolladores → APIs → Nombres de API). Es el único campo del lead que Calligence modifica. | Al llegar a un estado final. |
| Reuniones (módulo Meetings) (opcional) | Cita Calligence — {nombre del cliente}, 30 minutos, con el resumen en la descripción, asociada al lead y asignada a su propietario o a un usuario fijo. |
Solo si activáis las citas y la llamada acuerda un día y una hora concretos. |
Lo que Calligence no toca: nunca crea, borra ni convierte leads; no cambia el estado del lead, su propietario ni ningún otro campo salvo el personalizado que vosotros elijáis; y no lee otros módulos, salvo la lista de usuarios para asignar las citas. Si trabajáis con el módulo Contactos en vez de Leads, decídnoslo: se aplica lo mismo sobre contactos.
Permisos exactos que verás en la pantalla de autorización (para validarlos con vuestro equipo de seguridad):
ZohoCRM.modules.leads.READ · CREATE · UPDATE ZohoCRM.modules.contacts.READ · CREATE · UPDATE ZohoCRM.modules.notes.CREATE ZohoCRM.modules.events.CREATE ZohoCRM.users.READ ZohoCRM.settings.tags.ALL
Ninguno permite borrar registros ni cambiar la configuración de vuestro CRM. El permiso de crear sobre leads y contactos lo exige Zoho para poder añadir notas a esos registros; Calligence no crea leads ni contactos.
Paso 1 — Autoriza Calligence en Zoho
En Calligence, abre Integraciones, pulsa + Crear conexión, elige Zoho CRM como proveedor, ponle un nombre y pulsa Conectar con Zoho. Se abre Zoho: inicia sesión con un usuario administrador de tu CRM, revisa los permisos y pulsa Aceptar. Vuelves a Calligence con la conexión creada y activa.
¿La persona que administra vuestro Zoho no usa Calligence? Pulsa Generar enlace para enviar en ese mismo paso y envíaselo: el enlace vale 24 horas y solo puede usarse una vez. Trátalo como una contraseña — quien lo abra conecta su cuenta de Zoho a tu organización — y compártelo solo con esa persona. Al aceptar, la conexión aparece en tu lista de Integraciones. Los enlaces de Reconectar valen 30 minutos.
Permisos que pide Calligence: leer y actualizar leads y contactos (para localizar el lead que envías y escribir el resultado), crear notas, crear reuniones y leer usuarios (para asignar la cita). Nada más: no puede borrar registros ni tocar tu configuración. La lista exacta está en Campos del lead que usa Calligence.
Quién autoriza importa: Calligence actúa en Zoho en nombre de ese usuario, así que las notas, etiquetas y reuniones aparecerán creadas por él, y si ese usuario se desactiva en Zoho la conexión deja de funcionar hasta que otro la reconecte. Un usuario de integración dedicado evita ambas cosas.
Para dejar de autorizar, desactiva la conexión en Calligence o retira el acceso en Zoho (Cuenta de Zoho → Seguridad → Aplicaciones conectadas). Para volver a autorizar — por ejemplo, tras retirar el acceso — usa Reconectar en la conexión.
Paso 2 — Asocia la conexión a una campaña y copia tu URL
En Calligence, abre Campañas y crea una campaña (o edita una existente). En Conexión (CRM), selecciona tu conexión de Zoho y guarda. Calligence te muestra la URL de webhook de esa campaña con un botón Copiar; si editas la campaña más adelante, aparece como URL actual.
- Cada campaña tiene su propia URL: los leads que lleguen por ella entran en esa campaña, con su agente y su cadencia. Una regla de workflow por campaña.
- La URL es permanente. Solo cambia si la rotas a propósito (Editar → Rotar).
Trata esta URL como una contraseña. Cualquiera que la tenga puede crear leads en tu campaña y provocar llamadas. Si crees que se ha filtrado, rótala desde la campaña y pega la nueva en tu webhook de Zoho.
Paso 3 — Crea el webhook y la regla de workflow en Zoho
Primero el webhook (la acción), después la regla (cuándo se dispara). En Zoho CRM:
- Ve a Configuración → Automatización → Acciones → Webhooks y pulsa Configurar webhook.
- Nombre: Calligence — <nombre de la campaña>. Método: POST. URL a notificar: la URL de tu campaña (paso 2). Módulo: Leads.
- En el cuerpo, elige Datos sin formato (Raw) con formato JSON y escribe
{"id": "${Leads.Lead Id}"}— inserta el campo Lead Id con el botón # en vez de escribirlo a mano. Si prefieres Form-Data, añade un parámetro de módulo llamadoidcon el campo Lead Id. No hace falta enviar ningún otro dato: Calligence lee el lead completo directamente de Zoho. - Guarda el webhook. Ahora ve a Configuración → Automatización → Reglas de workflow y pulsa + Crear regla sobre el módulo Leads.
- Como disparador, elige Al crear un registro (o "al crear o editar" con una condición que solo se cumpla una vez, como una casilla Enviar a Calligence). Añade la condición que marca el lead como "para llamar" (por ejemplo, Origen del lead = Web) y, si trabajáis varios productos, el producto del lead (Curso = Oposiciones): cada campaña de Calligence corresponde a un producto, así que cada regla debe enviar solo los leads de ese producto a la URL de esa campaña.
- En Acciones instantáneas, añade Webhook y elige el que acabas de crear. Guarda y activa la regla.
Nunca dispares la regla "al editar" el lead sin una condición de una sola vez. Calligence escribe notas, etiquetas y reuniones en el lead después de cada llamada; una regla que se dispare con cualquier edición volvería a enviarnos el lead una y otra vez. Calligence no llamaría dos veces (los reenvíos se reconocen y se ignoran), pero consumiría tus créditos de API y los del webhook.
Paso 4 — Prueba el circuito completo
Calligence llama de verdad al número del lead. Haz la prueba con tu propio móvil, nunca con un número inventado: podría pertenecer a alguien.
- Crea en Zoho un lead de prueba con tu móvil en Móvil (
+34600111222), con nombre y apellidos, con el producto o curso rellenado, y que cumpla la condición de la regla. - En Calligence, abre la campaña: deberías ver el lead en unos segundos, con el nombre y el teléfono leídos de Zoho. Si el lead no tenía país ni ciudad, esos datos aparecen vacíos; es normal.
- Espera la llamada. Solo se llama dentro de la ventana horaria de vuestra organización en Calligence (por defecto, de lunes a viernes de 09:00 a 20:00, hora de Madrid). Si creas el lead fuera de esa ventana no falla: queda programado y la llamada sale al abrirse la siguiente. Un lead enviado un jueves a las 23:30 recibe la llamada el viernes a partir de las 09:00.
- Al terminar, abre el lead en Zoho: verás la nota Calligence — resumen de la llamada: y, si el lead quedó cerrado, la etiqueta
Calligence: ….
Si algo no cuadra, Zoho te lo cuenta: en Configuración → Automatización → Acciones → Webhooks, la pestaña de fallos del webhook muestra qué respondió Calligence. Zoho reintenta un envío fallido una sola vez, 15 minutos después.
Citas en el calendario (opcional)
Cuando tu agente acuerda por teléfono una cita con día y hora concretos, Calligence puede crearla como reunión (módulo Meetings) sobre el lead, en el calendario de su propietario en Zoho — así cada comercial ve sus citas donde ya trabaja, y el reparto de leads lo sigue decidiendo tu CRM.
- En Calligence, abre Integraciones y pulsa Calendario en tu conexión de Zoho.
- Escribe
lead_ownerpara que cada reunión se asigne al propietario del lead, o el ID de un usuario de Zoho si todas las citas deben ir a la misma persona. Guarda. Para desactivar las citas, deja el campo vacío y guarda.
La reunión se titula Cita Calligence — {nombre del cliente}, dura 30 minutos y lleva el resumen de la llamada en la descripción. Solo se crea con una hora concreta acordada en la llamada — "los lunes por la tarde" no reserva nada — y nunca en el pasado ni a más de 6 meses vista. Los avisos y automatizaciones de Zoho sobre reuniones se disparan con normalidad; no apuntes ninguna de ellas a una URL de Calligence.
Detener llamadas desde Zoho
Si un lead se resuelve por otra vía, avisa a Calligence con otro webhook: la misma URL de la campaña con /stop-lead al final y el mismo cuerpo ({"id": "${Leads.Lead Id}", "reason": "Cerrado por el comercial"}). Calligence cancela los intentos pendientes, marca el lead como "Trabajado fuera" y deja una nota de confirmación en Zoho. Asócialo a una regla que se dispare cuando cierres el lead — por ejemplo, Estado del lead = Contactado.
No confundas las dos URLs: la del paso 2 inicia llamadas; con /stop-lead al final las detiene. Pegar la equivocada en la regla de "parar" haría que Calligence llamase al lead en vez de dejar de hacerlo.
Solución de problemas
El lead no aparece en Calligence
Revisa que la regla está activa y que el lead cumple su condición; que el webhook envía el Lead Id (no otro campo); y que el lead tiene teléfono — sin teléfono se descarta. Corrige y vuelve a disparar la regla.
La nota o la etiqueta no llegan a Zoho
Si se retiró el acceso de Calligence en Zoho o cambió el administrador que autorizó, usa Reconectar en Integraciones. Si el lead fue convertido en contacto después de enviarlo, ya no existe como lead y la escritura no puede aplicarse — lo verás en el panel de sincronización del lead en Calligence, con el motivo que devolvió Zoho.
Reenvié el mismo lead y no pasó nada
Un lead que ya está en la campaña no se vuelve a inscribir, y los reintentos del mismo lead en menos de ~10 minutos se ignoran. Si el primer envío falló por un dato corregible (sin teléfono), corrígelo y vuelve a disparar la regla pasados 10 minutos.
"No se pudo completar la conexión" al aceptar en Zoho
El enlace ha caducado (24 horas para conectar, 30 minutos para reconectar) o ya se usó. Genera uno nuevo desde Integraciones (Crear conexión o Reconectar) y ábrelo con un usuario administrador de tu Zoho CRM.
El lead entra en Calligence sin nombre
Calligence lee Nombre completo (o Nombre + Apellidos) del lead en Zoho y no inventa nada. Rellénalos en el lead; el siguiente que envíes llegará con nombre.
El agente habla de otro producto, o no lo menciona
El producto lo fija la campaña en la que entra el lead, no el lead. Comprueba que la condición de la regla incluye el producto y que el webhook apunta a la URL de la campaña de ese producto. Si el lead entró en la campaña correcta y aun así falta el producto, escríbenos: es configuración de la campaña en Calligence.
La nota llega pero la etiqueta no
Zoho admite como máximo 10 etiquetas por registro; si el lead ya las tiene, la de Calligence no cabe. El motivo exacto que devolvió Zoho lo verás en el panel de sincronización del lead en Calligence.
¿Sigues atascado? Escríbenos y lo miramos contigo.